Finanzas — Contratos
El módulo Finanzas centraliza los contratos de tu empresa con las personas y organizaciones con las que trabajas: empleados, autónomos, proveedores y clientes. Reemplaza los PDFs sueltos por un repositorio con estados, firmas, vigencias y alertas automáticas.
El módulo debe estar activado para tu organización y tu rol necesita el permiso finance.contracts.read (o ser administrador). Si no lo ves en el menú lateral, contacta con tu administrador.
El panel de Finanzas
Al entrar en Finanzas desde el menú lateral ves un resumen con cinco contadores:
| Contador | Qué muestra |
|---|---|
| Activos | Contratos vigentes |
| Pendientes de firma | Contratos emitidos que aún esperan alguna firma |
| Vencen en 30 días | Contratos cuyo fin llega dentro de 30 días |
| Vencen en 60 días | Contratos cuyo fin llega dentro de 60 días |
| Vencen en 90 días | Contratos cuyo fin llega dentro de 90 días |
Debajo, la tabla de contratos con búsqueda por título, contraparte o NIF, y filtros por Estado y Modalidad.
La pantalla tiene dos pestañas: Contratos y Contrapartes. Las personas y organizaciones con las que firmas se gestionan desde la pestaña Contrapartes.
Contrapartes
Las contrapartes son las personas y organizaciones con las que firmas contratos: empleados, autónomos, proveedores y clientes. Son imprescindibles para crear contratos, ya que el formulario de Nuevo contrato solo permite elegir entre las contrapartes dadas de alta.
Crear una contraparte
- En Finanzas, abre la pestaña Contrapartes.
- Haz clic en Nueva contraparte.
- Elige el tipo:
- Persona — el nombre completo.
- Empresa — la razón social.
- Completa el nombre/razón social (obligatorio).
- Introduce el NIF/CIF (obligatorio): se aceptan NIF (DNI), NIE y CIF españoles, validando la letra de control en el momento.
- Introduce el email (obligatorio): debe tener formato de correo real, porque es el destino del enlace de firma de los contratos.
- Si el tipo es Persona, opcionalmente vincula un usuario del panel: esa persona podrá firmar desde su sesión en la bandeja de firma en lugar de recibir el enlace solo por email.
- Opcionalmente completa teléfono, país, dirección, ciudad, código postal, provincia y notas.
- Haz clic en Crear contraparte.
La contraparte aparece de inmediato en el selector de Nuevo contrato.
Al crear un contrato laboral con una contraparte vinculada a un usuario, la Persona contratada se rellena automáticamente con ese usuario. Así el empleado podrá firmar el contrato desde su propia sesión del panel.
El NIF/CIF y el email se validan antes de guardar. Si el formato no es válido, el formulario lo rechaza y no crea la contraparte.
Editar una contraparte
En la pestaña Contrapartes, usa el icono de lápiz de la fila para abrir el mismo formulario con los datos cargados. Guarda los cambios con Guardar cambios. Al editar también puedes marcar la contraparte como activa o inactiva.
Desactivar / activar
- Desactivar (icono de encendido): la contraparte se marca como inactiva en la lista. Los contratos ya existentes no se ven afectados.
- Activar: vuelve a marcarla como activa.
Eliminar
El icono de papelera elimina la contraparte. Solo se puede eliminar si no tiene contratos activos o pendientes de firma; en ese caso, el sistema lo impide y te recomienda desactivarla. La eliminación es definitiva (borrado lógico con auditoría).
Estados de un contrato
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Creado, aún no emitido |
| Pendiente de firma | Emitido y enviado a firmantes |
| Activo | Todas las partes requeridas firmaron (o se activó sin firma) |
| Finalizado | Terminó su vigencia o fue terminado con motivo |
| Cancelado | Cancelado por el administrador |
Crear un contrato
- En Finanzas, haz clic en Nuevo contrato.
- Elige la modalidad:
- Laboral — relación de empleo con tipo de contrato español.
- Mercantil — autónomos y administradores.
- Comercial — acuerdos de colaboración.
- Acuerdo facturable — acuerdos sin documento firmable que pasan a Activo directamente.
- Completa el título y selecciona la contraparte (persona o empresa).
- Opcionalmente elige una plantilla base (disponible para todas las modalidades: laboral, mercantil, comercial y acuerdo facturable). Las plantillas laborales y mercantiles/comerciales se completan con sus datos de emisión al emitir. Según la modalidad laboral se muestran además campos adicionales:
- Persona contratada (usuario interno) — obligatoria; el usuario del tenant que se incorpora.
- Tipo de contrato (indefinido, temporal, formativo…).
- Jornada (completa o parcial) con % de jornada y horas semanales.
- Salario bruto anual (€).
- Período de prueba en días.
- Convenio colectivo, grupo profesional, persona sustituida y centro formativo.
Sin plantilla asignada, el contrato se guarda en borrador pero no se puede emitir. Elige siempre una plantilla al crear el contrato si quieres poder emitirlo después.
- Define la fecha de inicio (obligatoria) y la fecha de fin.
- Haz clic en Crear contrato — queda en estado Borrador.
Emitir y enviar a firma
- Abre el contrato en Borrador.
- En Empresa firmante, revisa los datos de la empresa que firma (este es el correo al que llega el enlace para firmar como empresa):
- Razón social — obligatoria.
- NIF/CIF — con formato español válido (NIF, NIE o CIF); opcional.
- Email de la empresa — obligatorio, con formato válido. Por defecto se usa tu correo de acceso.
- Si la plantilla tiene variables (ej:
lugar_firma,representante), completa los datos de emisión que aparecen. - Haz clic en Emitir y enviar a firma.
En la modalidad laboral la emisión además exige tipo de contrato, persona contratada (usuario interno), jornada, convenio colectivo y salario bruto anual. Deben estar rellenos en el borrador para poder emitir.
El texto del contrato se congela en ese momento (las cláusulas quedan inmutables) y cada contraparte con firma requerida recibe su enlace. El contrato pasa a Pendiente de firma.
Una vez emitido, el texto del contrato no se puede modificar. Revisa los datos antes de emitir.
Los campos se validan antes de emitir: si falta la razón social o el email de la empresa no es válido, la emisión se rechaza y el contrato permanece en Borrador sin enviar nada.
Los contratos de modalidad Acuerdo facturable no requieren firma: se activan directamente al emitirlos.
Firmas
En el detalle del contrato, la sección Partes y firmas muestra el estado de cada firmante:
- Firmado — con fecha y hora.
- Pendiente de firma — el enlace fue enviado y está esperando.
- Rechazado — el firmante rechazó el documento.
- Sin firma — no requiere firma.
La firma es electrónica simple con verificación por código OTP por email, y cada firma queda registrada con timestamp. Los contratos solo pasan a Activo cuando todas las partes requeridas han firmado.
Bandeja de tus contratos por firmar
Si eres parte de un contrato (por ejemplo, porque la contraparte está vinculada a tu usuario), el panel de Finanzas muestra la sección Tus contratos por firmar con los contratos emitidos que esperan tu firma.
- En la sección Tus contratos por firmar, revisa el contrato y su modalidad.
- Haz clic en Firmar.
Tu firma se registra con tu sesión iniciada (fecha, hora, IP y navegador quedan guardados como evidencia, sin necesidad de código OTP). Cuando todas las partes firmen, el contrato pasa a Activo automáticamente.
Renovar un contrato
- Abre un contrato en estado Activo.
- Haz clic en Renovar contrato.
- Indica las nuevas fechas de inicio y fin.
- Confirma — se crea un contrato nuevo en Borrador prellenado con los datos del anterior y enlazado con él, para revisar y emitir.
Terminar un contrato
- Abre el contrato que quieres terminar.
- Haz clic en Terminar contrato.
- Selecciona el motivo (vencimiento, baja voluntaria, despido, fin de período de prueba, rescisión por mutuo acuerdo, incumplimiento u otro).
- Indica la fecha efectiva de terminación.
- Añade una nota opcional y confirma.
El contrato queda Finalizado conservando todo su historial y trazabilidad.
Vencimientos automáticos
- Los contratos cuya fecha de fin ya pasó se marcan como Finalizados automáticamente (motivo "vencimiento"). No requiere acción manual.
- El sistema notifica al administrador de Finanzas 30 días antes del vencimiento de cada contrato, para que pueda renovar o terminar a tiempo.
Compensaciones
La compensación es el importe acordado con la contraparte por su trabajo y la base de la facturación automática. Se define sobre un contrato activo y, según su tipo, el cierre de periodo genera las facturas con esas tarifas.
Definir una compensación
- En Finanzas, abre la pestaña Compensaciones y haz clic en Nueva compensación.
- Selecciona el contrato activo al que se aplica (solo aparecen los activos).
- Elige el tipo de compensación:
- Fija — un importe por periodo (mensual, quincenal, semanal o diario).
- Por hora — la tarifa por hora; se factura con los partes de horas aprobados.
- Por hito — el importe de cada hito completado del contrato.
- Indica el importe (EUR) y la moneda. El importe se guarda en céntimos para que los totales cuadren siempre.
- Elige la periodicidad y la forma de pago (transferencia, domiciliación, tarjeta, efectivo, cheque u otro).
- Opcionalmente indica la retención de IRPF (%) que se aplica en la factura.
- Define la fecha de inicio de vigencia (obligatoria) y, opcionalmente, la fecha de fin. Si la dejas vacía, la compensación queda vigente sin fin.
- Haz clic en Registrar compensación.
La compensación solo se puede definir sobre un contrato en estado Activo. Un contrato en borrador o pendiente de firma no aparece en el selector.
Cambiar el importe (versiones)
Si la tarifa cambia, no sobrescribes la compensación: registra una nueva versión con la fecha de efecto posterior. El sistema cierra automáticamente la versión anterior y conserva el histórico. El cierre de periodo usa la tarifa vigente en el mes que facturas, no la actual.
Si subiste la tarifa a mitad de año, el cierre de julio usa la tarifa de julio y el de septiembre, la nueva. Cada factura refleja el importe que regía en su periodo de devengo.
Partes de horas
Los partes de horas registran el trabajo por horas de la contraparte en un periodo. Solo los partes aprobados generan factura en el cierre de periodo.
Crear un parte
- En Finanzas, abre la pestaña Partes de horas y haz clic en Nuevo parte.
- Selecciona el contrato con compensación por hora.
- Define el periodo (fecha de inicio y de fin).
- Añade al menos una línea con la fecha, las horas (mínimo 0,25 h y máximo 24 h por día) y una descripción opcional. Cada fecha debe caer dentro del periodo.
- Haz clic en Crear parte.
El parte nace en estado Borrador. Para que cuente como devengo, envíalo a aprobación (botón Enviar); el administrador lo revisa y lo aprueba o rechaza con un comentario.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Creado, pendiente de enviar |
| Pendiente de aprobación | Enviado, esperando revisión |
| Aprobado | Genera facturación en el cierre de periodo |
| Rechazado | Devuelto con motivo; no se factura |
El cierre de periodo solo tiene en cuenta partes aprobados dentro del mes. Un parte en borrador, pendiente o rechazado no genera ninguna línea en la factura.
Facturas
El módulo también permite facturar a tus contrapartes: creas la factura en Borrador con sus líneas e impuestos, y al emitirla el sistema asigna el número correlativo de la serie, congela el documento y encadena su hash. Todo el importe se trabaja en céntimos y los totales siempre cuadran al céntimo (total = base + impuestos − retención).
Crear una factura en borrador
- En Finanzas, abre la pestaña Facturas y haz clic en Nueva factura.
- Selecciona la contraparte a la que facturas (obligatoria; debe estar activa). Opcionalmente enlaza un contrato de esa misma contraparte y elige la serie de numeración (si no eliges ninguna, se usa la serie activa marcada como predeterminada).
- Añade al menos una línea con descripción, cantidad y precio unitario, y elige el tipo impositivo (IVA 21/10/4/0 %, IRPF, exenta…). El sistema calcula automáticamente la base, los impuestos y el total de cada línea.
- Opcionalmente indica la retención IRPF global y la fecha de vencimiento.
- Haz clic en Guardar borrador.
El sistema calcula los totales automáticamente y se niega a guardar si no cuadran al céntimo.
Emitir una factura
- Abre la factura en Borrador y haz clic en Emitir factura.
- El sistema asigna el número correlativo de la serie, fija la fecha de emisión, congela el documento y calcula su hash encadenado (enlazado a la factura anterior de la serie). La emisión queda registrada en la auditoría.
Una factura emitida no admite ninguna modificación (ni editar líneas, ni importes, ni datos) — la ley exige que el documento emitido sea inmutable. Si hay que corregirla, la única vía es una factura rectificativa enlazada a la original. Intenta editar una factura emitida y el sistema la rechaza.
El número se asigna en el momento de emitir, nunca al crear el borrador. Si descartas un borrador no consume número, y la numeración de cada serie es estrictamente correlativa y sin huecos (requisito legal).
Cierre de periodo (facturación automática)
Al cerrar un mes, el sistema revisa todos los contratos activos cuya vigencia cubre el periodo y genera automáticamente una factura en borrador por cada uno que tenga devengo que liquidar:
- Ve a Finanzas → Facturas y pulsa Cerrar periodo.
- Introduce el periodo (fecha inicio y fecha fin, p. ej.
01/07/2026a31/07/2026). - El sistema crea las facturas y te devuelve un resumen por contrato con lo facturado.
Qué se factura según el tipo de compensación del contrato:
| Tipo | Qué genera la factura |
|---|---|
| Fija (mensual) | Una línea con el importe mensual de la compensación vigente durante ese mes (si la tarifa cambió a mitad de año, se usa la que regía en el mes que cierras). |
| Por horas | Una línea por cada parte de horas aprobado que caiga dentro del periodo, con las horas y la tarifa de la compensación. |
| Por hitos | Una línea por cada hito completado dentro del periodo. |
En los tres casos cada línea queda trazada a su origen (contrato, parte de horas o hito), de modo que siempre puedes ver de qué devengo salió cada importe. Se aplican el IVA (el tipo activo predeterminado del tenant) y, si la compensación lo lleva, la retención IRPF.
El cierre es seguro de repetir: si vuelves a cerrar el mismo periodo, el sistema no crea facturas duplicadas (cada contrato se factura una sola vez por periodo). Si algún devengo se aprueba después del primer cierre (un parte de horas o un hito), reabrir el cierre añade solo ese devengo al borrador ya existente y recalcula los totales.
Las facturas del cierre nacen siempre en borrador para que las revises. Cuando las valides, emítelas una a una con el botón Emitir factura — solo entonces reciben número correlativo y quedan inmutables.
Enviar una factura por email
Una vez emitida, puedes enviar la factura a la contraparte con su PDF adjunto:
- Abre una factura en estado Emitida y haz clic en Enviar por email.
- El sistema genera el PDF del documento congelado (misma factura exacta que emitió), lo guarda y lo adjunta al correo que llega a la contraparte (al email registrado en su ficha).
- El envío queda registrado como evento en la auditoría (destinatario, identificador del mensaje y hash del PDF).
Solo se pueden enviar facturas emitidas (documento congelado). Una factura en borrador todavía no tiene número ni validez legal, por lo que el sistema rechaza el envío.
El PDF se genera siempre desde el documento congelado: reenviar la misma factura no cambia su contenido ni su hash. Si un envío falla (p. ej. el correo no sale), puedes reintentarlo y el documento enviado seguirá siendo el mismo.
Permisos
El acceso se controla con permisos con prefijo finance:
| Permiso | Alcance |
|---|---|
finance.contracts.read | Ver el módulo, el panel y los contratos |
finance.contracts.write | Crear, emitir, renovar, terminar y cancelar contratos |
finance.counterparties.read | Ver la pestaña Contrapartes y sus datos |
finance.counterparties.write | Crear, editar, activar, desactivar y eliminar contrapartes |
finance.compensations.read | Ver la pestaña Compensaciones |
finance.compensations.write | Definir y versionar compensaciones |
finance.timesheets.read | Ver la pestaña Partes de horas |
finance.timesheets.write | Crear, enviar y ajustar partes de horas |
finance.timesheets.approve | Aprobar y rechazar partes de horas |
finance.invoices.read | Ver las facturas |
finance.invoices.write | Crear facturas en borrador y emitirlas |
Con solo lectura, las acciones de escritura se ocultan. Los administradores pueden todo.